Personalreferentin / HR Manager

Schon einige Jahre vor dem Abitur wusste ich, dass ich einen Studiengang wählen möchte, in dem ich meine Affinität zu Fremdsprachen nutzen kann. Ich entschied mich für „International Business“, wo ich meinen Sprach-Faible mit Betriebswirtschaft kombinieren konnte.

Im 3. Semester an der HTW Dresden mussten wir zwei Vertiefungsfächer wählen. Mein Favorit kam aufgrund zu weniger Interessenten nicht zustande, sodass ich eher notgedrungen Human Resources Management belegt habe. Damals hatte ich noch überhaupt keine Vorstellung, in welchem Fachbereich ich später tätig sein will. Ziemlich schnell gefielen mir die Inhalte des HRM-Moduls aber, sodass ich es auch im 4. Semester weiterführte und für das 6. Bachelor-Semester ganz gezielt nach Praktikumsplätzen im Personalbereich gesucht habe.

Absolviert habe ich mein 6-monatiges Pflichtpraktikum bei der Robert Bosch GmbH in der Nähe von Salzburg. Das hat mir so gut gefallen, dass für mich schnell klar war, später dauerhaft im Personalwesen Fuß fassen zu wollen.

Fest stand für mich aber auch, direkt das Masterstudium anzuschließen. Ich habe mit mehreren erfahrenen Personen, u.a. mit meinem Vorgesetzten bei Bosch, gesprochen und mir Tipps geben lassen, was die Wahl des Masterstudiengangs angeht - immer mit dem Hinweis, dass ich anschließend im HR-Bereich arbeiten möchte. Alle haben mir allerdings davon abgeraten, mich im Masterstudium ausschließlich auf HRM zu konzentrieren. Ich hatte auch das Gefühl, dass ich meine Berufsperspektiven zu stark einschränken würde, wenn ich mich so stark spezialisierte.

Entschieden habe ich mich letztlich auf einen – wieder international ausgerichteten – Wirtschaftsstudiengang mit Schwerpunkt Marketing an der FH Kufstein in Österreich. Während ich meine Masterarbeit zum Thema Employer Branding schrieb, hatte ich schließlich das große Glück, in Leipzig (was meiner Meinung nach ohnehin die attraktivste Stadt Deutschlands ist) eine Stellenausschreibung für einen Job als "Junior Referentin Personalmarketing" zu finden, worauf mein Profil zu nahezu 100% passte und ich die Stelle auch bekam.

Nach etwa einem Jahr im Job bin ich, weil ich den Wunsch immer wieder geäußert habe, ans Recruiting herangeführt worden. Nachdem ich fast drei Jahren als Spezialistin für Personalmarketing & Recruiting gearbeitet habe, durfte ich auch vielfältige Themen in der Personalbetreuung mit übernehmen und entwickelte mich so Schritt für Schritt in Richtung Personalreferentin.

Mir ist bewusst, dass mich wohl keine Firma ohne Vorkenntnisse als „Allrounder“-Personalreferentin auf solch einer Position eingestellt hätte. Ich hatte Glück, dass mein Arbeitgeber mir die Möglichkeit gegeben hat, meinen Kompetenz- und Verantwortungsbereich zu erweitern. Nach 3,5 Jahren war es schließlich für mich an der Zeit, den nächsten Karriereschritt zu wagen. Nun bin ich seit 1,5 Jahren die alleinverantwortliche Personalreferentin in einem Unternehmen mit knapp 70 Mitarbeitern.

Den klassischen Berufsalltag, wo jeder Tag gleich abläuft, gibt es bei mir nicht. Wenn ich morgens zur Arbeit gehe, habe ich ggf. den einen oder anderen Termin, der feststeht. Was zwischendurch an „Überraschungen“ auf mich zukommt, kann ich aber nicht vorhersehen. Die Mitarbeiter wenden sich persönlich oder per E-Mail an mich, wenn sie eine Frage haben, die in irgendeiner Weise ihre Anstellung betrifft – und das kommt häufig vor. Zudem klingelt oft das Telefon. Genau diese Bandbreite und Abwechslung ist es aber, was meinen Beruf so spannend macht.

Grob lässt sich meine Tätigkeit in zwei große Blöcke unterteilen: zum einen ins Recruiting, zum anderen in die Personalbetreuung und -verwaltung. Das Recruiting schließt das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen ein, das Bewerbermanagement, das Moderieren von Vorstellungsgesprächen sowie – im positiven Fall – der Erstellung des Arbeitsvertrages. Wichtig hierbei ist, den Kontakt zu den Bewerbern aufrecht zu erhalten.

Zur Personalbetreuung zählen Aufgaben wie das Führen von Mitarbeitergesprächen aller Art, die Anpassung von Arbeitsverträgen, die Organisation von Coachings und Weiterbildungsmaßnahmen und das Schreiben von Zeugnissen. Nicht zu unterschätzen ist auch der administrative Aufwand im Personalbereich. Eher langweilige Tätigkeiten, wie Formulare ausfüllen, gehören eben auch dazu.

Auch kleinere und größere Projekte sind Bestandteil meines Berufsalltags. Ein sehr umfangreiches war die Einführung des Programms zur Nettoentgeltoptimierung. Ich habe die gesamte Implementierung begleitet und bin im Unternehmen der einzige Ansprechpartner zu dem Thema. Das ist sehr spannend und macht vor allem deswegen Spaß, weil es den Mitarbeitern einen Zugewinn bringt.

Als Personalreferent ist man auch generell für das Wohlbefinden der Mitarbeiter zuständig. So laufen z.B. die Organisation von regelmäßigen sportlichen Aktivitäten und halbjährlich stattfindenden Gesundheitstagen sowie die monatlichen Obstbestellungen über mich.

Ganz grundlegend, um meine Arbeit gut und gern machen zu können, ist ein ausgeprägtes Interesse an Menschen inkl. ihrer kleinen und großen Anliegen. Ich muss den Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, immer ein offenes Ohr für sie zu haben und bestenfalls ein vertrauensvolles Verhältnis schaffen. Neugier und Empathie kann auch nicht schaden.

Da ich die einzige Personalreferentin in unserer Firma bin, muss ich auch Problemen gegenüber offen sein und kann nicht nur die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. Eine lösungsorientierte Grundeinstellung sowie Entscheidungsfreude sind daher unerlässlich. Ich darf keine Angst vor Verantwortung und Veränderung haben, sondern die Tatsache, nicht zu wissen, was als Nächstes kommt, als Antreiber und Motivator verstehen. Zudem muss ich mich gut selbst organisieren können, den Überblick behalten und in der Lage sein, eigenständig zu arbeiten.

Als Vermittler zwischen den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen benötigt man diplomatisches Geschick und unternehmerisches Denkvermögen. In der Rolle des HR Business Partners für unsere Abteilungsleiter muss ich auch Durchsetzungsvermögen beweisen. Ganz generell ist es entscheidend, gut kommunizieren zu können. Gern gesehen wird auch, wenn man Eigeninitiative entwickelt.

Zu guter Letzt braucht man für den Job hin und wieder aber auch ein hartes Fell, da zur Tätigkeit des Personalreferenten leider auch unangenehme Aufgaben gehören, wie z.B. das Aussprechen von Kündigungen.

Für Berufseinsteiger ist es logischerweise immer schwieriger, die erste Anstellung zu bekommen, statt als Berufserfahrener den Job zu wechseln. Wie in jedem anderen Beruf ist daher eine ansprechende Bewerbung das A&O. Die Messlatte an angehende Personalreferenten ist dabei wohl besonders hoch. Im Berufsalltag bekomme ich leider fast täglich mit, wie viel man in einer Bewerbung falsch machen kann. Da sie das erste Aushängeschild ist und man meist nur diese eine Chance hat sich gut zu präsentieren, sollte man sich für die Bewerbung wirklich Zeit nehmen und das Anschreiben auf das Wunschunternehmen hin anpassen. Ich schaue auf den Firmenwebsites gern nach formulierten Zielen und leite daraus ab, was ich selbst zu deren Erreichung beitragen kann. Auch wenn es ein Leitbild gibt, greife ich die Punkte heraus, die belegen, dass ich mich gut mit dem Unternehmen identifizieren kann.

Wer behauptet, dass die Zeiten, in denen sich Mitarbeiter um Jobs bewerben, vorbei sind, irrt im HR-Bereich leider. Freie Personalerstellen gibt es, zumindest in meiner Region, nicht so viele, wie es Bewerber gibt. Damit einher geht auch, dass man sich dessen bewusst sein sollte, dass Personalreferenten nicht die Spitzenverdiener sind. Wer das anstrebt, sollte sich von vornherein beispielsweise auf Controlling spezialisieren oder das BWL-Studium mit Technik kombinieren.

Anspruchsvolle Praktika, am besten in namhaften Unternehmen, zählen natürlich auch als erste Berufserfahrung und können – zusammen mit einem guten Zeugnis – das Ticket für die erste Festanstellung im Personalbereich sein. Gold wert ist darüber hinaus, wenn man selbst oder über drei Ecken jemanden kennt, der im Personalwesen tätig ist und man diese Person ausfragen kann, um eine bessere Vorstellung vom Berufsbild zu bekommen. Dieses Wissen kann in Vorstellungsgespräch später ungemein helfen. Es beweist auch, dass man sich bewusst darüber ist, was einen erwartet. Das senkt für den Arbeitgeber das Risiko, dass der Berufseinsteiger nach kurzer Zeit feststellt, dass der Beruf als Personalreferent nicht geeignet für ihn ist oder keinen Spaß macht.

Was ich nur wärmstens empfehlen kann, selbst damals aber nicht gemacht habe, ist Fachblogs zu lesen (davon gibt es eine Menge und auch viele richtig gute, z.B. wollmilchsau.de) und, wenn möglich, an Veranstaltungen für HR’ler teilzunehmen. Aufmerksam darauf wird man z.B. über XING. Sich dort in HR-Gruppen Forenbeiträge durchzulesen und sich ein eigenes Netzwerk aufzubauen, halte ich auch für hilfreich. Dort findet man übrigens auch hin und wieder Jobangebote.

Wenn auch viel, läuft aber auch nicht alles nur digital ab. Ich habe meinen ersten Job damals auf einer Karrieremesse an der Uni Leipzig gefunden. Auf solchen Messen sind meist an allen Ständen Personaler vertreten. Hier sollte man die Chance nutzen, sich mit denen auszutauschen und Fragen zu stellen. Die Messe "bonding", die in zahlreichen deutschen Städten stattfindet, ist z.B. ideal dafür.